توانايي خوب انجام دادن کارها به صورت پيوسته يکي از مواردي است که براي پيشرفت در کسب‌وکار لازم و ضروري است. انجام کارها به صورت مؤثر نيازمند فرهنگ کاري درست، کارمندان مناسب و فرآيندهاي کاري به جا است. من با افراد زيادي صحبت کرده‌ام که از طريقه انجام دادن کارها در شرکت راضي نيستند. وقتي قضيه را خوب بررسي قرار داديم متوجه شديم يکي از سه مشخصه- فرهنگ کاري درست، کارمندان مناسب و فرآيندهاي کاري به جا- در شرکت آن‌ها رعايت نمي‌شود. وقتي در يک شرکت کارها درست انجام نمي‌شود يا اصلاً انجام نمي‌شود سؤال بالا ذهن مدير را به خود مشغول مي‌کند. طبق تحقيقات گسترده‌اي که «فرديناند فورينز» انجام داده است عمده‌ترين دليلي که کارمندان کارهايي را که شما مي‌خواهيد انجام نمي‌دهند اين است که:«آن‌ها نسبت به کارهايي که بايد انجام دهند توجيه نيستند؛ يا به عبارتي آن‌ها اصلاً نمي‌دانند قرار است چه کاري انجام دهند.»

وقتي يک کارمند نمي‌داند دقيقا بايد چه کاري انجام دهد مشکل از او نيست بلکه از مدير است. براي اينکه شرکت بتواند بازدهي بالايي داشته باشد، مدير بايد به 4 چيز به طور جدي پايبند باشد:

1. انتظارات خود را به طور صريح به همه انتقال دهد. 2. اطلاعات و امکانات لازم را براي درست انجام دادن کارها فراهم کند. 3. ارزيابي کند، کارمندان خوب را تشخيص دهد و از آن‌ها به خوبي تجليل کند. 4. کارمندان را به پيشرفت تشويق کند. تفاوت اساسي بين شرکت‌هايي که در نقطه توقف گير کرده‌اند و شرکت‌هايي که به صورت روز افزون پيشرفت مي‌کنند.

در موارد 1 و 3، يعني بيان شفاف انتظارات و ارزيابي، تشخيص و تشويق نمود پيدا مي‌کند. اين دو مورد، اساسي‌ترين مشخصه‌هاي فرهنگ کاري درست است. وقتي به شرکت‌هايي که کار در آن به راحتي و بازدهي بالا انجام مي‌شود نگاه مي‌کنيم، متوجه مي‌شويم مديري وجود دارد که بسيار در بيان انتظارات و اهداف شرکت شفاف و صريح است. همچنين فرايند ارزيابي کارآمدي را نيز به کار گرفته است تا بتواند کارمندان را مسئوليت‌پذير نگه دارد.

بي‌نظمي و فرآيندهاي کاري

براي شرکت‌هايي که کمي رونق مي‌گيرند و بنابراين نياز دارند توليدات و يا خدمات‌رساني خود را سريع‌تر کنند تا بتوانند تقاضاي مشتريان را برطرف کنند، ايجاد فرايندهاي کاري براي کارهاي روزمره الزامي است. فرآيندهاي کاري به معني چگونگي و ترتيب انجام کارهاست. بدون چنين فرآيندهاي کاري، کارکردن براي کارمندان شبيه اطفاء حريق است و هيچ‌کس از لحظه بعد خود خبر ندارد و هرج‌ومرج ايجاد مي‌شود. در نتيجه خطاها و هزينه‌ها چند برابر خواهد شد، خستگي و نا اميدي زياد مي‌شود و دير يا زود مشتريان خوب از دست خواهند رفت. وقوع چنين شرايطي بدين معني نيست که صاحب شرکت با ايجاد فرايندهاي کاري مخالف است، بلکه معمولا آن‌ها از اين مسئله غافلند و زماني متوجه اهميت اين موضوع مي‌شوند که سرشان بسيار شلوغ است و ساعت‌ها وقت را به هدر داده‌اند و در اکثر مواقع صاحبان کسب‌وکار به جاي توجه دقيق به قضيه، فقط ساعات کاري خود و کارمندان را بيشتر مي‌کنند که چنين کاري هيچ کمکي به حل مشکل نمي‌کند.

چه مي‌شود اگر کمي توقف کنيم و …

چند سال پيش تصميم گرفتيم يکي از کارمندان خود را اخراج کنيم. پس از رفتن آن کارمند يکي از کارمندانم به دفترم آمد و گزارشي که توسط کارمند اخراجي تهيه شده بود را تحويل من داد. من هيچ‌گاه به آن گزارش‌ها يا گزارش‌هاي مشابه نگاه نمي‌کردم. اين بار تصميم گرفتيم نگاهي به آن گزارش و گزارش ساير کارمندان بيندازيم و در کمال ناباوري متوجه شديم خيلي از کارهايي که تاکنون در شرکت انجام شده است واقعاً بيهوده بوده است و ما هيچ نيازي به آن‌ها نداشتيم. فقط خدا مي‌داند شرکت چه ميزان وقت براي کارهايي تلف کرده است که به هيچ‌وجه ضروري نبوده‌اند. طبق برآورد ما، اين کارهاي بيهوده، از هر کارمند ما تقريبا 10 تا 15 درصد کاري مفيد را هدر داده بود. نکته اينجاست که منظور ما کارهايي نظير گشت‌وگذار در اينترنت و يا تماس‌هاي شخصي کارمندان نيست. بلکه صحبت در مورد کارهايي بود که همه فکر مي‌کرديم مفيد و ضروري است، ولي با يک نگاه دقيق متوجه مي‌شويد که اين کارهاي به ظاهر مفيد کاملا بي فايده و غيرضروري بودند.

گزارش کار کارمندان را چک کنيد و اين فعاليت‌هاي بيهوده را بيابيد. بايد اصلاحات لازم براي کمتر کردن آن‌ها انجام دهيد. همچنين اين اصلاحات بايد مرتبا به‌روز شوند زيرا شرايط کسب‌وکار شما، محصولاتتان، مشتري‌ها، امکانات و تکنولوژي تغيير مي‌کنند پس بايد اصلاحات ما هم همواره طبق تغييرات جديد اعمال شود.

اجرا کار به معني انجام کارهايي است که واقعاً اهميت دارند و باعث بهروري کسب‌وکار مي‌شوند. يک کارآفرين موفق بايد مرتبا اين سوال را از خود بپرسد: «در زمينه کسب‌وکار ما چه کاري وجود دارد که اگر بتوانيم آن را عالي و به نحوه احسن انجام دهيم، به شدت روي پيشرفت ما اثر مثبت خواهد گذاشت؟»

جواب اين سوال برنامه کاري هر شرکت را در يک جمله خلاصه مي‌کند. اگر مي‌خواهيد کسب‌وکار خود را قدرت ببخشيد بايد جواب اين سوال را پيدا کنيد. سپس بايد لوازم لازم براي به نحوه احسن انجام دادن آن را فراهم آوريد.